Oleh: Drs. Eddi Sutanto, CCMP
Pada saat awal diterapkan aturan Work from Home (WFH) akibat pandemi Covid-19 mungkin hampir semua orang bingung, atau bahkan sampai stress. Karena semuanya tidak terbiasa, dan jangka waktunya penuh ketidakpastian. Tidak ada seorangpun yang tahu kapan akan berakhir. Andaikan saja sebelum pelaksanaan WFH kita semua sudah disiapkan dan dibekali terlebih dulu dengan informasi atau training tentang bagaimana time management urusan rumah tangga dan kantor, bagaimana koordinasi serta meeting secara online, dll. Tentulah WFH tidak akan serepot dan seribet seperti yang kita alami bersama-sama.
Hal yang tersebut di atas adalah termasuk dalam change management yang fungsinya mengantisipasi dan mempersiapkan orang-orang untuk berubah. Change management atau manajemen perubahan adalah suatu prose dan inisiatif sistimatik mempersiapkan dan membekali individu, kelompok, dan organisasi sehingga mampu beradaptasi terhadap beragam perubahan yang telah dicanangkan.
Lalu mengapa manajemen perubahan diperlukan? Individu dalam beradaptasi ada suatu masa dihadapkan pada ketidakmampuannya untuk mengatasi perubahan-perubahan. Jadi ada semacam valley of despair atau lembah kubangan yang berisi keputusasaan dan frustasi yang membuat kita bingung mau berbuat apa agar bisa keluar dari kubangan. Fungsi manajemen perubahan adalah membantu kita untuk mempercepat akselerasi keluar dari kubangan dan mengurangi konsekuensi-konsekuensi yang negatif.
Kerangka kerja manajemen perubahan dilakukan dengan menerapkan prinsip ADOPT, ADAPT dan ADEPT. Pada tahap Adopt timbul ide perubahan baru, issuenya apakah yang bersangkutan paham atau mempunyai informasi yang tepat, terutama tentang perubahan apa yang sedang terjadi. Lalu setujukah dia terhadap perubahan tersebut, dengan memikirkan segala resiko dan keuntungannya. Jika ada resiko mampukah menanggungnya? Kemudian yang terakhir apakah orang lain mempunyai pemikiran yang sama. Apabila kesemua faktor itu banyak yang bisa diterima maka terjadi adopsi ide perubahan, namun jika sebaliknya maka akan terjadi penolakan.
Setelah tahap Adopt kita memasuki tahap Adapt. Pada tahap Adapt mulai ada kebiasaan baru. Pola pikir, sikap dan perilaku yang mana yang harus berubah serta seberapa besar perubahannya. Adakah alat bantu: cara, model, tolok ukur yang bisa dipakai dalam mengelola perubahan tersebut. Lalu apakah lingkungan sosial juga melakukan perubahan, serta apakah pengambil kebijakan ikut memfasilitasi perubahan. Yang terakhir jika tidak ikut berubah apakah resikonya akan langsung terasa dampaknya. Apabila semuanya mendukung maka adaptasi akan berjalan mulus, namun jika terjadi sebaliknya adaptasi cenderung akan gagal.
Dari Adapt kita memasuki tahap akhir yaitu Adept, di mana pada tahap ini kita sudah menjalani kehidupan di masa new normal. Sikap dan perilaku apa saja yang masih belum sesuai dengan tuntutan perubahan yang ada. Adakah pengetahuan dan pengalaman yang harus didalami serta dijalani agar semakin adept atau mahir berperilaku sesuai dengan tuntutan perubahan. Adakah tuntutan perubahan baru kelanjutan dari perubahan yang sekarang dan apa saja yang harus disiapkan untuk mengantisipasinya. Lalu apakah para pemangku kepentingan dan lingkungan saling mendukung serta mengapresiasi, dalam rangka meneguhkan sikap dan perilaku yang baru. Jika semua hal itu mendukung maka kita akan mahir dalam menjalani new normal, namun apabila sebaliknya maka kita akan mengalami kesulitan.
Untuk mempercepat proses adopt, adapt dan adept dibutuhkan media dan alat-alat seperti strategi komunikasi, sponsorship, training, coaching, dan pengelolaan resistensi berupa keteladanan (role model) dan law of enforcement. Dalam manajemen perubahan dari kelima faktor itu yang paling penting adalah sponsorship atau leadership yang harus hadir sepanjang program untuk memberi keteladanan. Yang menjadi masalah seringkali para leader itu hanya muncul di awal saja. Leader juga harus bisa melakukan koalisi dengan para pemangku kepentingan atau orang-orang yang punya power namun belum mendukung program kita. Kita harus pintar-pintar mendesain manajemen perubahan sehingga kita tidak perlu tergantung gaya dan kebiasaan para pemimpin yang berbeda-beda.
Alat mana yang kita pakai dalam manajemen perubahan tergantung seberapa besar resiko yang akan terjadi. Jadi analisa resiko sangat penting di sini. Pertama kita lihat perubahannya besar atau kecil, dalam arti hanya melibatkan sebagian orang atau seluruh masyarakat. Kemudian masyarakat atau organisasinya dilihat karakternya, gampang diajak berubah atau tidak. Jika tidak siap berubah maka semua peralatan yang dipakai harus lebih intensif pelaksanaannya, termasuk law of enforcement-nya harus benar-benat ditegakkan.
Saat ini pemerintah sudah memutuskan untuk memasuki tatanan budaya baru dengan target kita harus bisa hidup aman dan produktif. Dalam kaitannya dengan new normal yang pertama dilihat adalah hasilnya, apakah saat ini kita aman atau tidak. Lalu kita juga harus memperhatikan prosedur, perilaku dan pola pikir. Seperti pada kasus pengambilan paksa jenazah korban covid, ada perilaku yang menyalahi prosedur akibat pola pikir yang berbeda. Pola pikir tersebut sebenarnya tidak salah apabila dalam kondisi normal. Namun di saat pandemi covid ini keadaannya berbeda. Kita harus memasukkan nilai baru sebagai strategi untuk mengubah perilaku menyesuaikan dengan tatanan budaya baru. Jadi untuk mengubah perilaku terlebih dulu kita harus berupaya mengubah pola pikir yang berkembang di masyarakat.
*) Makalah ini disampaikan dalam ‘Seminar Online Sinergi UGM-KAGAMA Seri ke-2: Perubahan Perilaku, Tantangan Untuk Membangun Budaya Tatanan Baru’ Minggu 12 Juli 2020
Sangat bagus materinya. Izin share